자신은 물론 상사, 동료, 부하의 업무 스타일을 파악해
지금보다 더 쉽고 더 빠르게 일 잘하는 법
“단순하게 일하고 여유롭게 살아가라!”
당신이 바쁜 진짜 이유는?
자기 자신을 모르니깐 시간에 쫓긴다
오늘날 직장인들은 “바쁘다”라는 말을 입에 달고 산다. 어제도 바빴고 오늘도 바쁘고 내일도 바쁠 예정이다. 그들은 나름대로 바쁜 하루를 잘 쪼개어 쓰기 위해 시간 관리 프로그램을 듣고 일정 관리 앱도 사용하면서, 회의 중에 메시지를 보내고 엘리베이터를 기다리면서 이메일을 확인한다. 하지만 이러한 분주한 행동들 속에서도 현실은 달라지지 않는다. 열심히 일은 하는데 업무는 줄어들지 않고 시간은 여전히 부족하기만 하다. 도대체 왜 이토록 바쁘게 살아가야 하는 걸까?
업무 생산성 분야의 전문가로 세계 유수 기업의 컨설팅을 하고 있는 카슨 테이트는 현대인들의 바쁜 생활이 흔히 생각하는 것처럼 일의 양이나 시간의 제한, 개개인의 능력에 있지 않다고 주장한다. 넘쳐나는 수신함, 쌓이는 서류, 끊임없는 회의 속에서 날마다 시간에 쫓기며 일하는 것은 바로 ‘업무를 대하는 잘못된 방식’에 문제가 있다는 지적이다. 프리사이즈 옷은 누구에게도 잘 맞지 않는다. 어깨 부분이 너무 좁거나, 목 부분이 너무 넓거나, 소매가 너무 길기 마련이다. 마찬가지로 기업과 조직에서 고수하는 획일화된 업무 방식은 고유한 개개인에게 적합할 수 없다. 사람은 저마다 인지하고, 생각하고, 문제를 해결하는 방법이 다르기 때문이다. 이처럼 자신에게 잘 맞지 않는 스타일은 업무의 비효율성과 스트레스를 낳고 이는 다시 바쁜 일과로 이어지게 된다. 따라서 우리가 이 바쁜 생활에서 벗어나기 위해서는 먼저 자신이 생각하고 일하는 스타일을 명확하게 인지해야 하며, 이에 기반한 업무 전략이 수립되어야 한다.
카슨 테이트는 《바쁘지 마라 일을 부려라》(원제: Work Simply)에서 자신의 스타일을 파악할 수 있도록 돕고, 이에 최적화된 업무 전략과 방식을 제공함으로써 일은 단순화하면서 성과는 올려주는 단계별 지침을 제공한다. 이를 통해 정신없이 바쁘기만 했던 생활이 재정비되고, 일은 보다 능동적으로 활성화되는 놀라운 능력을 체험하게 될 것이다.
계획자, 우선순위 설정자, 조정자, 상상자 … 나는 어떤 유형?
생산성 스타일 파악이 성과를 만든다
아마도 당신은 책이나 텔레비전, 세미나 등을 통해 당신이 우뇌형인지 좌뇌형인지 파악하고 있을 것이다. 그러나 사람이 정보를 다루는 방식을 우뇌 혹은 좌뇌라는 단순한 이분법으로 나눌 수는 없다. 이런 합의가 커지면서 대다수 연구자들은 인지 스타일의 다면적 모델을 구축해 나갔는데, 가장 폭넓게 활용되는 모델이 제너럴일렉트릭(GE)에서 오랫동안 경영 교육을 담당했던 네드 허먼(Ned Harrmann)의 전뇌 모델이다. 이는 우리가 각각 정보를 인식하고, 이해하고, 관리하고, 소통하고, 활용하는 고유한 방식을 4분면을 통해 제시하는데, 이후에 120개 항목으로 구성된 설문으로 응용되어 기업 환경에서 활용되어 왔다. 지금까지 100만 명 넘는 사람들이 ‘허먼 뇌 우세성진단 도구(HBDI)’로 불리는 이 진단 도구를 사용했으며, 그에 따라 정확성과 유용성을 밝히고 성문화하기 위한 방대한 데이터가 확보되었다.
그런데 HBDI는 지식 노동자, 즉 지식을 한 형태에서 다른 형태로 바꾸는 노동자들의 ‘생산성 스타일’에 초점을 맞추지 않아 대다수의 직장인들에게 적용하는 데 한계가 있었다. 이에 저자는 HBDI를 참고하여 CPA부터 금융 애널리스트, 인사 관리자, 영업인, 컨설턴트 그리고 의사에 이르기까지 다양한 분야에 수천 명의 표본 조사를 바탕으로 자신만의 생산성 스타일을 파악하는 고유한 평가 도구를 고안했다. 이를 통해 당신은 이 책에서 분류한 4가지 생산성 유형, 즉 우선순위 설정자, 계획자, 조정자, 상상자 가운데 어느 유형에 속하는지 스스로 파악할 수 있으며, 이를 바탕으로 자신에게 가장 잘 알맞은 업무 전략을 찾아 적용할 수 있다.
왜 이 일을 해? vs 누가 이 일을 해?
사람마다 스타일이 다르니 전략도 다르다
보고를 할 때마다 “핵심만 말해줘”라고 말하는 상사가 있는가? 그렇다면 그는 우선순위 설정자일 가능성이 높다. 우선순위 설정자는 사실을 토대로 한 논리적, 분석적 사고를 선호한다. 가정과 사소한 문제를 좋아하지 않는 그들은 ‘사실만을 다룬다’는 모토를 따르는데 그래서 결정할 때 대개 ‘무엇’을 따진다. 계획자는 조직적이고 세부적인 사고를 선호한다. 간결하고 일관되며 단계별 형식을 따르는 그들은 업무 진행에서 ‘어떻게’에 대한 질문을 던진다. 또한 조정자는 표현적이고 정서적인 사고를 선호하며 사람 중심적으로 생각한다. 따라서 그들에게는 ‘누가’ 그 일을 하는지가 상당히 중요하다. 마지막으로 상상자는 직관적이고 통합적인 사고를 선호한다. 아이디어 메이커인 그들은 ‘왜’라는 질문을 달고 다닌다.
이처럼 각각 문제를 인식하는 경로가 다른데 이에 따라 효과적인 일하기 방법이 다르다. 이 책에서는 이 4가지 생산성 스타일에 따라 달라지는 업무 공간, 프로그램, 목표 설정, 회의, 시간 투자, 방해요소 관리, 소통 전략은 물론 파일 폴더의 색상과 재질까지 알려줌으로써 단순하게 일하기 위한 당신만의 개인 경로를 탐색하고 안내한다.
우선순위 설정자가 목표를 세우는 법은? 우선순위 설정자는 태생적으로 목표와 성과에 집중한다. 따라서 목표를 설정하는 일이 대단히 자연스럽게 느껴질 것이며, 때로 의식적으로 생각하지 않아도 하게 된다. 그러나 우선순위 설정자는 단견에 빠져서 단기적이고 즉각적인 목표에 매몰될 수 있다. 따라서 목표를 세울 때 생각의 폭을 넓혀서 향후 6주가 아니라 6개월을 생각하도록 노력해야 한다.
계획자에게 필요한 도구는? 계획자를 위한 도구는 체계와 정리를 선호하는 성향을 뒷받침하여 효율성을 극대화해야 한다. 정리 물품을 좋아하는 당신에게 사무용품 및 정리 도구 매장은 최고의 쇼핑 장소다. 바인더 클립, 볼펜, 파일 폴더, 노트 같은 물리적 정리 도구를 너무 많이 사들이거나 쌓아두지 않도록 주의하라. 과도한 물품은 환경을 어지럽히고 유효성을 개선하기는커녕 저해할 수 있다.
조정자가 이메일을 쓸 때는? 조정자는 이메일 참조란에 사람을 더할 때 신중하게 생각해야 한다. 다른 사람들과 협력하여 일을 완수하는 것을 좋아하는 조정자는 동료들과 과도한 소통을 할 위험에 취약하다. 이메일에 든 정보를 ‘알아두면 좋은’ 사람들로 참조란을 채우는 일을 피하라. 해당 정보를 진정으로 ‘알아야 하는’ 사람들만 참조란에 넣어라. 그러면 다른 사람들의 수신함뿐만 아니라 당신의 수신함을 쓸데없이 복잡하게 만드는 일을 피할 수 있다.
상상자와 소통하는 법은? 상상자와 소통할 때는 세부적인 내용을 최소화하고, 시각적 요소와 비유를 활용하여 큰 그림을 제공하며, 프로젝트나 과제가 조직의 전략과 어떻게 정렬되는지 설명하라. 상상자는 개요와 폭넓은 개념적 틀을 선호하므로 세부사항에 매몰되는 일을 피하라. 또한 왜 이 프로젝트가 중요한지, 어떻게 조직의 폭넓은 전략이나 사명에 부합하는지 화려하고 선명한 언어로 메시지를 전달하는 것이 좋다. 그다음 성과를 달성하는 경로를 개방하여 구속하고 제약하는 느낌을 주지 않도록 주의하길 권한다. 끝으로 기한을 제시하면서 대화를 마무리 지어라.
시간과 일을 제대로 부리는
워크 심플리 업무 기술
당신은 평일 오후 3시, 전화 회의를 15분 남기고 컴퓨터 앞에 앉아 있다고 가정해보자. 시간, 가용한 자원과 도구, 활력 수준이라는 변수들을 고려할 때 어떤 과제나 프로젝트를 진행해야 할까? 이런 상황에서 대부분의 사람들은 그냥 이메일을 확인한다고 말한다. 그러나 이 책은 당장 이메일을 확인해야 하는 특별한 상황이 아니라면 그러지 말라고 강력하게 권한다. 곧바로 답변할 수 없는 경우가 대부분이고, 시간의 제한으로 정보를 놓치거나 잘못 인식하는 실수를 범할 수 있기 때문이다. 대신에 이 책은 이 15분을 활용하여 자신의 업무 성향에 따라 가장 적절한 일을 찾는 업무 팁들을 제공함으로써 시간은 벌어주고 업무 능률은 올려준다.
그동안 우리가 허투루 보내왔던 이 15분처럼 이 책은 회사 생활에서 실질적으로 우리의 시간과 업무 성과와 관련된 실질적이면서 구체적은 전략들을 무수히 알려준다. 이 책은 먼저 우리의 머릿속에 있는 수십 가지의 생각을 단순하게 만들라고 강조한다. 두뇌 작용에 대한 연구 결과에 따르면 한 번에 머릿속에 담아둘 수 있는 최적의 수치는 서너 개에 불과하다. 따라서 두뇌의 자연스런 기능을 활용하여 생산성을 개선하고 바쁜 생활을 극복하기 위해서는 태스크 목록을 재구성해야 한다. 이 책은 태스크 목록을 작성하는 노하우부터 이를 활용하여 자신의 강점을 극대화하는 방법, 대여섯 번 오가던 이메일을 한 번으로 끝내는 신속한 처리 절차, 메일 제목과 참조란 작성 요령, 보관할 서류와 버릴 서류를 단번에 파악하는 법, 파일 정리법, 역효과를 내는 기술 제품 관리법, 업무 흐름을 방해하는 동료 대처법 등 업무 체계를 단순화하고 효율은 극대화하는 워크 심플리 로드맵을 제시한다. 또한 각기 다른 스타일의 사람들과 소통하는 법, 각 주제에 맞는 회의 진행법, 팀원 특성에 맞게 일을 잘 맡기는 법 등을 알려줌으로써 서로 충돌하는 생산성 스타일 속에서 일을 가장 효율적으로 처리하는 법을 제시한다.
열심히 말고 단순하게 일하라
단순함이 삶을 충만하게 한다
경영자이자 컨설턴트인 저자는 딸이 태어난 지 일 년 만에 정신없이 바쁜 생활이 만들어낸 피로와 허무의 벽에 부딪혔다. 그때 그녀는 자신의 회사 이름이 ‘워킹 심플리(Work Simply)’임을 떠올리며 아이러니를 깨달았다. 한국 직장인의 평균 근무시간은 주당 45.1시간으로 OECD 국가 중 1위다. 우리는 가장 소중한 자원인 시간과 자유 그리고 의미가 고갈된 삶의 방식을 수용함으로써 개인적, 사회적으로 지불해야 하는 대가를 종종 온전히 이해하지 못하고 있다. 이 책은 단순하게 일하는 것이 단지 효율성을 기하고, 조직을 잘 조직하고, 생산성을 발휘하는 것 이상의 의미, 즉 바쁘게 움직이는 것을 넘어서 삶의 목적과 의미를 되찾는 것임을 설득한다. 그리고 실제로 업무 스타일의 변화를 통해 달라진 삶의 전반적인 변화가 개개인에게 어떤 의미를 주는지 풍부한 사례를 통해 제시한다.
과잉성취자이자 완벽주의자로 일의 무게에 압도되었던 앤디는 우선순위 설정자인 자신의 생산성 스타일에게 맞게 업무 전략을 세운 뒤에야 비로소 온전한 주말을 즐길 수 있게 되었다. 비생산적이라는 소리를 자주 들으며 일해왔던 브리검은 자신의 일정을 완전히 재구성하여 일별로 특정한 업무를 할당하고 매주 하루는 구상과 글쓰기를 한다. 이런 주간 일정은 그녀의 창의성을 되살렸으며, 그녀는 현재 이벤트 기획 업무를 성공적으로 처리하고 있다.
에밀리는 오랜 근무시간과 부실한 성과 그리고 재충전 시간의 부족으로 완전히 지쳐 있었다. 그래서 그녀는 새로운 업무 절차와 소통 전략을 마련했으며 시간을 투자하는 방식, 이메일 처리 방식, 업무를 전술적으로 실행하는 방식을 바꾸었다. 그녀는 이후 업무 성과에 대해 긍정적인 평가를 받기 시작했다. 승진에서 실패한 사만다는 상사와 고위 리더들에게 원대한 아이디어를 제시하면서 실행에 필요한 전술을 얼버무리거나 간과했다는 사실을 인정했다. 그러곤 효과적으로 소통하기 위해 말하는 방식을 바꿨으며, 더 명확하고 간결하게 이메일과 보고서를 작성했다. 현재 그녀는 나름의 단순성을 발견하여 마침내 충만한 삶을 살고 있다.
반복되는 바쁜 하루의 연속으로 좌절감과 스트레스에 쌓여 있다면 올바른 책을 선택했다고 말하고 싶다. 당신도 이 책에 나오는 사람들처럼 당신의 고유한 스타일은 무시된 채 바쁘게만 살아가는 업무 습관을 지녔을 가능성이 크다. 이 책은 당신과 당신의 사고방식에 고유한 요소들을 활용하여 업무 체계를 개인화하는 방법을 단계별로 보여줄 것이다. 또한 당신의 사고방식에 맞는 검증된 전략과 도구들을 보여줄 것이다. 그리고 당신은 이전보다 더 단순하게 일하고 충만하게 살아갈 것이다.
